Nieuwe rollen en rechten
Op de webshop kun je vanaf nu verschillende rollen en rechten instellen voor gebruikers binnen je bedrijf. Zo bepaal je bijvoorbeeld wie bestellingen mag plaatsen, wie bestellingen moet goedkeuren en wie alleen de bestellingen en gegevens mag bekijken.
Een gebruiker toevoegen
Ga naar Mijn account → Bedrijfsprofiel.
Hier kun je een nieuwe gebruiker toevoegen en direct bepalen welke rol deze persoon krijgt.
Bij het toevoegen van een gebruiker kun je kiezen uit de rollen admin, approver, buyer with approval, buyer with budget en viewer. Hieronder kun je zien welke rechten elke rol heeft.
Een bestaande gebruiker aanpassen
Je kunt de rol van een bestaande gebruiker altijd aanpassen.
Klik hiervoor op de drie puntjes rechts naast de gebruiker. Hier kun je een andere rol toewijzen of de gebruiker inactief maken.
Toelichting:
Bij Buyer with approval moeten geplaatste bestellingen eerst worden goedgekeurd door een bevoegde gebruiker. Bij Buyer with budget kan een gebruiker zelfstandig bestellen tot het ingestelde budget. Boven dit bedrag is goedkeuring nodig.
Goedkeuringsregels instellen
Heeft je bedrijf gebruikers met de rol Buyer with approval of Buyer with budget? Dan kun je instellen wanneer een bestelling goedgekeurd moet worden en door wie.
Ga hiervoor in het menu naar Bestellingen goedkeuren. Rechtsboven vind je de optie om goedkeuringsregels toe te voegen.
Je kunt bijvoorbeeld instellen:
- Vanaf welk bedrag een bestelling goedgekeurd moet worden.
- Welke bestellingen goedkeuring nodig hebben.
- Welke gebruiker(s) bestellingen mogen goedkeuren.
Voor Buyer with approval en Buyer with budget kun je afzonderlijke goedkeuringsregels instellen.
Als je wilt dat een collega altijd goedkeuring moet krijgen voor het plaatsen van een bestelling boven een bepaald bedrag (bijvoorbeeld €10.000-) . Dan kun je dit als onderstaande invullen:
Als je wilt dat een collega altijd goedkeuring moet krijgen voor het plaatsen van een bestelling. Dan kun je dit als onderstaande invullen.
Een bestelling goedkeuren
Heb je rechten om bestellingen goed te keuren? Dan vind je de bestellingen die op goedkeuring wachten onder Bestellingen goedkeuren.
Open een bestelling om de details te bekijken. Vervolgens kun je de bestelling goedkeuren of afwijzen.
Belangrijk om te weten
Een bestelling die nog niet is goedgekeurd, is nog niet definitief geplaatst. De artikelen worden daarom ook nog niet voor deze bestelling gereserveerd.
Pas nadat de bestelling is goedgekeurd, wordt deze definitief geplaatst en worden de artikelen verwerkt als een reguliere bestelling.
Op deze manier kun je binnen je bedrijf eenvoudig bepalen wie mag bestellen, welke bestellingen goedkeuring nodig hebben en wie deze goedkeurt.
